PRIVACYBELEID

Ingangsdatum: 01.06.2022

1. Wie zijn wij?

SOCOMEC (hierna "Socomec" of "wij") is een SAS die is ingeschreven in het handels- en vennootschapsregister van Straatsburg onder nummer 548 500 149 en waarvan de maatschappelijke zetel is gevestigd op Rue de Westhouse 1, 67230 Benfeld - Frankrijk.

Het doel van dit beleid is u te informeren over de principes die van toepassing zijn op de manier waarop we uw persoonsgegevens in uw hoedanigheid als klant van Socomec verzamelen, gebruiken en opslaan, en over de belangrijkste doelen van de uitgevoerde verwerking. Het kan worden aangevuld met verschillende andere informatiedocumenten, afhankelijk van het product/de dienst die Socomec u levert.

Wij nodigen u uit dit beleid aandachtig te lezen en regelmatig te raadplegen om kennis te nemen van eventuele wijzigingen of updates.

2. Wat is het toepasselijke wettelijke en regelgevende kader?

In zijn hoedanigheid van gegevensbeheerder is Socomec verplicht om sommige van uw persoonsgegevens (d.w.z. alle informatie over u die u direct of indirect persoonlijk identificeerbaar maakt) te verwerken in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens ("Toepasselijke regelgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens").

Dit laatste omvat in het bijzonder (i) de wet met betrekking tot gegevensverwerking, bestanden en vrijheden nr. 78-17 van 6 januari 1978 zoals gewijzigd en alle updates daarvan, (ii) Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 (hierna de "AVG"), en (iii) indien van toepassing, teksten aangenomen binnen de Europese Unie en lokale wetten die van toepassing kunnen zijn op persoonsgegevens die in het kader van onze relatie worden verwerkt.

3. Hoe worden uw persoonsgegevens verwerkt?

3.1. Doelen en rechtmatigheid van de verwerking

De persoonsgegevens die we verzamelen, worden gebruikt voor de volgende doeleinden, op de rechtsgrondslag die ermee verbonden is:

Verwerking in het kader van de commerciële relatie (exclusief prospectie-/loyaliteitsactiviteiten):

Doel van de verwerking	Wettelijke grondslag
Beheer, kwalificatie en reactie op verzoeken (bijv. via de website, per telefoon, e-mail of via Socomec-applicaties), in het bijzonder: - Contactverzoeken; - Offerteaanvragen; - Verlenen van technische ondersteuning enz., ook via de website	Uitvoering van precontractuele maatregelen of ons legitieme belang bij het reageren op verzoeken
Beheer van bestellingen, leveringen en service na verkoop	Uitvoering van een contract
Beheer van commerciële en wettelijke garanties	Uitvoering van een contract / wettelijke verplichting afhankelijk van de betreffende garantie
Beheer van mogelijke precontentieuze en gerechtelijke procedures (inclusief de inning van openstaande schulden)	Legitiem belang / uitvoering van een contract
Beheer van boekhoudkundige en fiscale verplichtingen	Wettelijke verplichting
Beheer van klant-/prospectkennis en daaropvolgende analyse, waaronder: - Scores; - Beoordeling en profilering van financiële solvabiliteit; - Tevredenheidsenquêtes; - Kwaliteitsenquêtes	Uitvoering van een contract / legitiem belang

Verwerking met betrekking tot activiteiten op het gebied van bedrijfsontwikkeling/prospectie:

Doel van de verwerking	Wettelijke grondslag
Prospectie langs elektronische weg, ook voor soortgelijke goederen en diensten, zoals: - Het verzenden van e-mails met nieuwsbrieven; - Het verzenden van commerciële communicatie	Toestemming / legitiem belang bij het communiceren met onze prospects/klanten, indien van toepassing
Prospectie per post (bijv. verzenden van catalogi)
Beheer van de lijst met het recht van verzet	Wettelijke verplichting
Organisatie van/deelname aan klantontwikkeling en loyaliteitsevenementen: - Digitale evenementen (bv. webinars); - Fysieke evenementen (bv. fabrieksbezoeken, beurzen, DemoVan, wedstrijden enz.)	Legitiem belang
Levering van tools met betrekking tot Socomec-producten (bijv. selectors, configuratoren, catalogi enz.)	Uitvoering van een contract / legitiem belang

Andere verwerkingen met betrekking tot het beheer van onze website en sociale netwerken:

Doel van de verwerking	Wettelijke grondslag
Beheer van onze e-reputatie	Legitiem belang
Beheer van onze website en de beveiliging ervan	Uitvoering van een contract / legitiem belang
Opstellen van gebruiksstatistieken
Beheer van gebruikersaccounts
Beheer van sociale netwerkaccounts	Legitiem belang
Beheer van interacties met mensen die in contact komen met Socomec-accounts	Legitiem belang

Voor toelichting bij de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u op onderstaand adres contact met ons opnemen.

Wij willen uw aandacht vestigen op het feit dat bepaalde verwerkingsactiviteiten, in het bijzonder die met betrekking tot klantkennis en prospectie, ons ertoe brengen profielen van onze klanttypes op te bouwen ("profilering") door uw voorkeuren te analyseren, in het bijzonder om gepersonaliseerde berichten te verzenden.

Verder bent u er zich van bewust dat uw persoonsgegevens ook kunnen worden verwerkt vanwege nieuwe verplichtingen (met name wettelijke verplichtingen) of om de belangen van Socomec of een derde te verdedigen. Bij nieuwe verwerkingen op deze grondslagen zullen wij u informeren.

3.2. Categorieën van persoonsgegevens

In het kader van onze relatie is Socomec verplicht om in het bijzonder de volgende gegevenscategorieën te verwerken, afhankelijk van de verwerking die daadwerkelijk op u wordt uitgevoerd:

Identiteitsgegevens	Naam, voornaam, e-mailadres, telefoonnummer, postadres
Professionele gegevens	Functie, naam bedrijf, gegevens LinkedIn-account, ondernemingsnummer
Commerciële gegevens	Informatie met betrekking tot verzoeken (contact, documentatie enz.), gedane aankopen van producten/diensten, hoeveelheid/bedrag/datum van bestellingen en gerelateerde facturen, afleveradres, geschiedenis van aankopen en eventuele retouren, alle correspondentie en/of uitwisselingen met de klant/prospect inclusief service na verkoop of op sociale netwerken (inclusief door laatstgenoemde toegankelijk gemaakte gegevens, uitgewisselde berichten of publicaties)
Betalingsgegevens	Uitgevoerde betalingen, de bijbehorende algemene voorwaarden, bankgegevens, cheque- en bankkaartnummers (inclusief geldigheid van de kaart en cryptogram)
Gegevens over de verbinding, activiteiten en gedrag	Bezochte sites, IP-adres, logbestanden, identificatiegegevens, data en tijden van verbinding/ontkoppeling, locatie, gegevens verzameld door geplaatste cookies.

We verzamelen deze informatie rechtstreeks van u, van uw werkgever, van onze zakenpartners, van onze distributeurs of dochterondernemingen en van databaseverhuurders, afhankelijk van het doel.

4. Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard?

De persoonsgegevens die wij verzamelen worden niet langer verwerkt dan nodig is voor de doelen waarvoor ze zijn verzameld, rekening houdend met de geldende verjaringstermijnen en het evenredigheidsbeginsel.

Wat betreft gegevens met betrekking tot klantenbeheer: persoonsgegevens met betrekking tot klanten worden niet langer bewaard dan strikt noodzakelijk voor het beheer van de commerciële relatie, verlengd door tussentijdse archivering voor een wettelijke periode.
Wat betreft gegevens met betrekking tot prospectbeheer: klantgegevens die voor commerciële prospectiedoeleinden worden gebruikt, kunnen worden bewaard gedurende een periode van 3 jaar vanaf het einde van de commerciële relatie. Persoonsgegevens met betrekking tot een prospect die geen klant is, kunnen worden bewaard gedurende een periode van 3 jaar vanaf de datum van verzameling of het laatste contact met de prospect. Aan het einde van deze periode van 3 jaar kan Socomec opnieuw contact opnemen met de betrokken persoon om na te gaan of hij/zij commerciële verzoeken wil blijven ontvangen. Indien er geen positief en expliciet antwoord komt van de persoon in kwestie, worden de gegevens verwijderd of gearchiveerd overeenkomstig de geldende bepalingen.
Wat betreft verbindingsgegevens: Wij bewaren deze gegevens maximaal 1 jaar, behalve in gevallen waarin specifieke wettelijke en/of regelgevende bepalingen een andere bewaartermijn opleggen.

Voor meer informatie over de bewaartermijnen die wij hanteren, kunt u contact met ons opnemen op onderstaand adres.

5. Aan wie worden uw persoonsgegevens verstrekt?

Uw persoonsgegevens worden doorgegeven aan onze interne afdelingen die betrokken zijn bij de bovengenoemde doeleinden, in het bijzonder aan de afdelingen verkoop en verandermanagement, marketing en communicatie, IT, de juridische of financiële en boekhoudkundige afdelingen.

Ze worden ook gecommuniceerd aan de volgende ontvangers, strikt met het oog op de nagestreefde doeleinden:

Onze commerciële partners en distributeurs, inclusief onze dochterondernemingen;
Onze dienstverleners (met name voor IT, marketing en communicatie, inclusief software);
Onze adviseurs (juridisch of anderszins);
De bevoegde autoriteiten in het geval van een inbreuk en/of geschil.

Houd er rekening mee dat wanneer we gebruik maken van onderaannemers in de zin van de toepasselijke regelgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens, zij verplicht zijn om de veiligheid en vertrouwelijkheid van de aan hen verstrekte persoonsgegevens te waarborgen en deze gegevens alleen mogen gebruiken volgens onze instructies en in overeenstemming met de verwerkersovereenkomst die zij met ons hebben gesloten.

6. Hoe beschermen we uw persoonsgegevens?

We doen er alles aan om de vertrouwelijkheid, integriteit, beschikbaarheid en veiligheid van uw persoonsgegevens te waarborgen.

In overeenstemming met artikel 32 van de AVG streven we ernaar om alle noodzakelijke en passende technische, logische en organisatorische maatregelen te implementeren om het beveiligingsniveau te waarborgen dat het beste past bij de risico's die gepaard gaan met de verwerking van dergelijke persoonsgegevens.

We hebben ook maatregelen getroffen om verlies, onopzettelijke vernietiging, wijziging van en ongeoorloofde toegang tot deze persoonsgegevens zoveel mogelijk te voorkomen.

Deze maatregelen omvatten het opslaan van uw persoonsgegevens in een beveiligde werkomgeving, die alleen toegankelijk is voor bevoegde personen die verplicht zijn de vertrouwelijkheid van uw gegevens te respecteren.

7. Is het waarschijnlijk dat uw gegevens buiten de Europese Unie worden doorgegeven?

Ja – sommige van onze onderaannemers bevinden zich buiten de Europese Unie en sommige van onze tools zijn toegankelijk voor medewerkers van de Socomec Group die zich ook buiten de Europese Unie bevinden (met name in de Verenigde Staten, Latijns-Amerika of Azië).

In dit geval, en om een voldoende beschermingsniveau voor uw persoonsgegevens te garanderen, hebben we tools ingevoerd om deze overdrachten te beveiligen.

8. Zal ons beleid in de toekomst veranderen?

Ja – we behouden ons het recht voor om ons privacybeleid op elk moment te wijzigen in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens.

Alle wijzigingen zijn onmiddellijk van toepassing en zullen aan het begin van het privacybeleid worden aangegeven met de desbetreffende ingangsdatum.

We nodigen u uit om regelmatig de laatste van kracht zijnde versie te raadplegen, toegankelijk via de voettekst van onze website: www.socomec.nl.

9. Welke rechten hebt u?

In overeenstemming met de toepasselijke wetgeving en afhankelijk van de verwerking in kwestie hebt u de volgende rechten:

9.1. Recht op informatie, toegang en overdraagbaarheid

U hebt het recht op toegang tot uw persoonsgegevens die door ons worden verwerkt en om te weten waarom we uw gegevens verwerken, waar we deze vandaan halen en wie ze ontvangt.

Wij zullen u de gevraagde informatie, schriftelijk of elektronisch, binnen een redelijke termijn en uiterlijk binnen een maand verstrekken, op voorwaarde dat uw verzoek niet buitensporig is.

U hebt ook het recht om een kopie te verkrijgen van de persoonsgegevens die wij over u verwerken. Als u uw verzoek elektronisch hebt ingediend en niet om een andere manier van communicatie vraagt, wordt deze informatie in elektronische vorm aan u verstrekt.

9.2. Recht op rectificatie

U kunt te allen tijde verzoeken dat uw persoonsgegevens worden bijgewerkt, gecorrigeerd en/of aangevuld.

Afhankelijk van de omstandigheden kunt u uw gegevens mogelijk ook zelf corrigeren.

9.3. Recht op vergetelheid

U hebt het recht om uw persoonsgegevens om legitieme redenen te laten verwijderen. Desalniettemin wordt u erop attent gemaakt dat we, gezien de aard van bepaalde verwerkingsactiviteiten en in het bijzonder hun rechtsgrondslag (bijvoorbeeld om te voldoen aan een wettelijke verplichting), uw persoonsgegevens pas kunnen wissen zodra de wettelijke bewaarplicht en/of de toepasselijke verjaringstermijnen zijn verstreken.

9.4. Recht op beperking van de verwerking

U kunt ons vragen om het gebruik van sommige van uw persoonsgegevens tijdelijk op te schorten, in het bijzonder als u de nauwkeurigheid van alle of een deel van de gegevens betwist.

9.5. Recht op bezwaar

U kunt verzet aantekenen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, met inbegrip van profilering op basis van deze bepalingen. De verwerking moet dan worden gestaakt, tenzij het bijvoorbeeld nodig is om te voldoen aan de sociale en fiscale wetgeving, om onze belangen of die van een derde te verdedigen of om rechtsvorderingen vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen.

9.6. Recht om uw toestemming in te trekken

U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken, op voorwaarde dat wij eerder uw toestemming voor de betreffende verwerking hebben gevraagd.

U erkent en gaat ermee akkoord dat het intrekken van een dergelijke toestemming geen afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking die is uitgevoerd op basis van de toestemming die u voorafgaand aan de intrekking hebt gegeven.

9.7. Recht op informatie in geval van een datalek

In het geval van een datalek binnen Socomec zullen wij u informatie verstrekken over een dergelijke inbreuk, als het aannemelijk is dat dit leidt tot een hoog risico voor uw rechten en vrijheden.

U erkent en gaat ermee akkoord dat dergelijke communicatie niet nodig is wanneer Socomec passende maatregelen heeft genomen om het hoge risico van inbreuk op uw rechten en vrijheden te verminderen of weg te nemen.

9.8. Recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit

U het ook het recht om een klacht in te dienen bij de Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL), met betrekking tot de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, meer bepaald via haar website www.cnil.fr.

10. Hoe contact opnemen met ons?

Als u vragen hebt over dit privacybeleid of een verzoek wilt indienen met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens (met inbegrip van de uitoefening van uw rechten), kunt u contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming (DPO):

Per post op het volgende adres: EDOS STRASBOURG, Ter attentie van de DPO van SOCOMEC, rue Flora Tristan 10, 67200 STRASBOURG (Frankrijk)
Per e-mail naar het volgende adres: dataprivacy@socomec.com

Als u uw rechten wilt uitoefenen, raden wij u aan om ons alle informatie te verstrekken waarmee u uw identiteit kunt bewijzen (bijvoorbeeld uw klantnummer samen met uw identiteit en adres, of zelfs een identiteitskaart). Als we twijfels hebben over uw identiteit, kunnen we u vragen om ons andere informatie te verstrekken waarmee we uw identiteit kunnen verifiëren (nationale identiteitskaart, paspoort, rijbewijs enz.), om te voorkomen dat uw gegevens aan andere personen worden doorgegeven dan uzelf. Deze informatie wordt verwijderd zodra de verificatie is voltooid.